Biểu hiện của ứng xử tự tin trong giao tiếp – Góc nhìn của Nhân sự IT
Ứng xử tự tin trong giao tiếp là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng đối với nhân viên IT. Nó không chỉ giúp bạn trình bày ý tưởng một cách hiệu quả, mà còn tạo dựng niềm tin với đồng nghiệp, quản lý và khách hàng, từ đó mở ra nhiều cơ hội phát triển trong sự nghiệp.
Dưới đây là mô tả chi tiết về những biểu hiện của ứng xử tự tin trong giao tiếp, đặc biệt được nhìn nhận dưới góc độ của một người làm trong ngành IT:
1. Ngôn ngữ cơ thể (Body Language):
Ánh mắt:
Duy trì giao tiếp bằng mắt:
Nhìn thẳng vào mắt người đối diện một cách tự nhiên (khoảng 60-70% thời gian). Tránh nhìn xuống đất hoặc nhìn ngang dọc, vì điều này thể hiện sự thiếu tự tin hoặc lảng tránh.
Thể hiện sự quan tâm:
Ánh mắt thể hiện sự chú ý và quan tâm đến những gì người khác đang nói.
Tư thế:
Đứng/Ngồi thẳng:
Giữ lưng thẳng, vai mở rộng, đầu ngẩng cao. Tư thế này cho thấy bạn tự tin vào bản thân và những gì mình đang nói.
Tránh khom người:
Khom người thể hiện sự thiếu tự tin và rụt rè.
Cử chỉ:
Sử dụng cử chỉ tự nhiên:
Sử dụng tay để diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và sinh động. Tuy nhiên, tránh cử chỉ quá khích hoặc lặp đi lặp lại.
Tránh những hành động bồn chồn:
Ví dụ như gãi đầu, rung chân, cắn móng tay, v.v. Đây là những dấu hiệu của sự lo lắng và thiếu tự tin.
Nụ cười:
Sử dụng nụ cười chân thành:
Nụ cười thể hiện sự thân thiện và cởi mở, giúp tạo thiện cảm với người đối diện.
Ví dụ cụ thể trong IT:
Trong một buổi thuyết trình về kiến trúc hệ thống mới, một IT Architect tự tin sẽ đứng thẳng, nhìn vào khán giả, sử dụng tay để minh họa các thành phần của hệ thống, và mỉm cười khi nhận được câu hỏi.
Khi giải thích một vấn đề kỹ thuật cho một người không có kiến thức chuyên môn, một developer tự tin sẽ duy trì giao tiếp bằng mắt, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và cử chỉ để đảm bảo người nghe hiểu rõ.
2. Ngôn ngữ nói (Verbal Communication):
Giọng nói:
Nói rõ ràng và mạch lạc:
Phát âm rõ ràng, tốc độ vừa phải, và sử dụng ngữ điệu phù hợp để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
Tránh nói quá nhanh hoặc quá chậm:
Nói quá nhanh có thể khiến người nghe khó theo dõi, còn nói quá chậm có thể khiến người nghe mất kiên nhẫn.
Sử dụng âm lượng phù hợp:
Đảm bảo giọng nói đủ lớn để người nghe có thể nghe rõ, nhưng không quá lớn gây khó chịu.
Lựa chọn từ ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ không rõ ràng, hoặc ngôn ngữ thô tục.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực:
Tập trung vào những điểm mạnh và giải pháp, thay vì chỉ trích và đổ lỗi.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự:
Luôn thể hiện sự tôn trọng với người đối diện, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ.
Cấu trúc câu:
Sử dụng câu ngắn gọn và dễ hiểu:
Tránh sử dụng câu quá dài và phức tạp, vì điều này có thể khiến người nghe bị rối.
Sử dụng cấu trúc câu rõ ràng:
Đảm bảo ý chính được đặt ở đầu câu, và các thông tin bổ sung được đặt ở phía sau.
Ví dụ cụ thể trong IT:
Khi báo cáo tiến độ dự án cho quản lý, một Project Manager tự tin sẽ sử dụng ngôn ngữ chính xác để mô tả các công việc đã hoàn thành, các rủi ro tiềm ẩn, và các giải pháp để giải quyết vấn đề.
Khi thảo luận về một lỗi trong code, một developer tự tin sẽ sử dụng ngôn ngữ lịch sự để đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp, và tập trung vào việc tìm ra giải pháp chứ không phải đổ lỗi cho ai.
3. Kỹ năng lắng nghe (Active Listening):
Tập trung:
Dành sự tập trung hoàn toàn cho người nói. Tránh làm việc khác, nhìn xung quanh, hoặc nghĩ về những việc khác trong khi người khác đang nói.
Thể hiện sự quan tâm:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để thể hiện sự quan tâm đến những gì người khác đang nói. Ví dụ như gật đầu, mỉm cười, hoặc đặt câu hỏi.
Tóm tắt:
Tóm tắt lại những gì người khác vừa nói để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của họ.
Đặt câu hỏi:
Đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu và để thể hiện sự quan tâm đến những gì người khác đang nói.
Phản hồi:
Đưa ra phản hồi tích cực và xây dựng để giúp người khác cải thiện.
Ví dụ cụ thể trong IT:
Khi một tester báo cáo về một bug, một developer tự tin sẽ lắng nghe cẩn thận, đặt câu hỏi để hiểu rõ về bug đó, và đưa ra phản hồi về cách khắc phục bug đó.
Khi một khách hàng yêu cầu một tính năng mới, một Business Analyst tự tin sẽ lắng nghe cẩn thận, đặt câu hỏi để hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, và đề xuất các giải pháp phù hợp.
4. Khả năng xử lý tình huống (Handling Situations):
Giữ bình tĩnh:
Giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống, đặc biệt là trong những tình huống căng thẳng hoặc bất ngờ.
Tự tin trình bày ý kiến:
Không ngại đưa ra ý kiến của mình, ngay cả khi ý kiến đó khác với ý kiến của người khác.
Chấp nhận phản hồi:
Sẵn sàng chấp nhận phản hồi từ người khác, ngay cả khi phản hồi đó là tiêu cực.
Biết thừa nhận sai lầm:
Không ngại thừa nhận sai lầm của mình và học hỏi từ những sai lầm đó.
Tìm kiếm sự giúp đỡ:
Không ngại tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết.
Ví dụ cụ thể trong IT:
Khi gặp một vấn đề kỹ thuật khó, một developer tự tin sẽ không hoảng sợ mà sẽ giữ bình tĩnh, tìm kiếm thông tin trên internet, hỏi ý kiến đồng nghiệp, và thử các giải pháp khác nhau cho đến khi giải quyết được vấn đề.
Khi nhận được phản hồi tiêu cực về code của mình, một developer tự tin sẽ không tức giận mà sẽ lắng nghe cẩn thận, tìm hiểu lý do vì sao code của mình bị chê, và cải thiện code của mình.
Tóm lại, ứng xử tự tin trong giao tiếp là một kỹ năng cần thiết cho mọi nhân viên IT. Bằng cách rèn luyện các kỹ năng trên, bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn, xây dựng mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp và khách hàng, và đạt được thành công trong sự nghiệp.
Lưu ý:
Sự tự tin không phải là kiêu ngạo hay tự mãn. Người tự tin là người biết rõ giá trị của bản thân, đồng thời cũng biết lắng nghe và học hỏi từ người khác. Quan trọng nhất là phải thực hành thường xuyên và liên tục để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Chúc bạn thành công!
http://proxy-tu.researchport.umd.edu/login?url=https://timviec.net.vn