10 Sai Lầm Khi Bạn Cố Gắng Gánh Công Việc của Đội Nhóm Làm Việc

Bởi

Trong môi trường làm việc nhóm, việc hỗ trợ đồng nghiệp và chia sẻ trách nhiệm là điều đáng quý. Tuy nhiên, cố gắng gánh vác toàn bộ công việc của đội nhóm có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân, sức khỏe tinh thần, và sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến nhất khi bạn cố gắng “gánh team” và các giải pháp cụ thể để khắc phục, giúp bạn hỗ trợ đội nhóm một cách hiệu quả mà vẫn bảo vệ lợi ích cá nhân.

1. Nhận hết trách nhiệm mà không phân chia công việc

Sai lầm

Một sai lầm phổ biến là bạn nhận làm tất cả các nhiệm vụ của đội nhóm mà không phân chia công việc hợp lý. Điều này thường xuất phát từ mong muốn đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn hoặc đạt chất lượng cao, nhưng nó dẫn đến tình trạng bạn bị quá tải và đồng nghiệp trở nên ỷ lại.

Tại sao điều này là sai lầm?

Khi bạn nhận hết trách nhiệm, bạn không chỉ làm tăng áp lực cho bản thân mà còn khiến đồng nghiệp mất cơ hội học hỏi và phát triển. Điều này có thể làm giảm hiệu quả tổng thể của đội nhóm và khiến bạn kiệt sức.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn dễ bị căng thẳng, kiệt sức, và không còn thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng của mình.

  • Đội nhóm: Đồng nghiệp trở nên phụ thuộc, thiếu động lực tự làm việc, và không phát triển kỹ năng.

  • Công ty: Hiệu suất đội nhóm giảm do thiếu sự phối hợp và đóng góp đồng đều.

Cách khắc phục

  • Phân chia công việc rõ ràng: Trong các cuộc họp nhóm, hãy đề xuất phân công nhiệm vụ dựa trên thế mạnh của từng thành viên.

  • Đặt ranh giới: Chỉ nhận những nhiệm vụ phù hợp với vai trò và năng lực của bạn, đồng thời khuyến khích đồng nghiệp đảm nhận phần việc của họ.

  • Hỗ trợ thay vì làm thay: Hướng dẫn hoặc cung cấp tài liệu để đồng nghiệp tự xử lý công việc thay vì làm hộ.

  • Trao đổi với quản lý: Nếu bạn thấy đội nhóm không phân chia công việc hợp lý, hãy báo cáo với quản lý để điều chỉnh.

Ví dụ

Nếu bạn nhận thấy mình đang làm phần lớn công việc trong một dự án nhóm, hãy đề xuất trong cuộc họp: “Tôi thấy dự án này có nhiều phần, như nghiên cứu, thiết kế, và báo cáo. Tôi có thể phụ trách phần thiết kế, còn anh/chị A có thể làm nghiên cứu, và anh/chị B làm báo cáo được không?”

2. Không biết nói “không” khi cần thiết

Sai lầm

Bạn cảm thấy khó từ chối khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ, ngay cả khi bạn đã quá tải. Điều này thường xuất phát từ tâm lý muốn được yêu mến hoặc sợ làm mất lòng đồng nghiệp, nhưng nó khiến bạn không còn thời gian cho nhiệm vụ chính của mình.

Tại sao điều này là sai lầm?

Nói “có” với mọi yêu cầu làm bạn mất cân bằng giữa công việc cá nhân và hỗ trợ đội nhóm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn khiến bạn bị đánh giá là thiếu khả năng quản lý thời gian.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn bị quá tải, giảm chất lượng công việc, và có thể bỏ lỡ các cơ hội thăng tiến.

  • Đội nhóm: Đồng nghiệp có thể lợi dụng sự sẵn lòng của bạn, dẫn đến sự thiếu công bằng trong phân bổ công việc.

  • Công ty: Hiệu quả tổng thể giảm khi bạn không thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ ưu tiên.

Cách khắc phục

  • Học cách từ chối lịch sự: Khi được yêu cầu làm thêm việc, hãy nói: “Tôi rất muốn giúp, nhưng hiện tại tôi đang tập trung vào [nhiệm vụ chính]. Tôi có thể hỗ trợ bằng cách [gợi ý giải pháp khác].”

  • Ưu tiên nhiệm vụ cá nhân: Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn và tập trung hoàn thành chúng trước khi nhận thêm việc.

  • Đề xuất người phù hợp: Nếu không thể giúp, hãy gợi ý một đồng nghiệp khác có thể hỗ trợ.

  • Trao đổi với quản lý: Nếu bạn thường xuyên bị yêu cầu làm thêm, hãy thảo luận với quản lý để điều chỉnh khối lượng công việc.

Ví dụ

Nếu đồng nghiệp nhờ bạn làm một báo cáo trong khi bạn đang bận, hãy nói: “Tôi đang hoàn thành báo cáo cho khách hàng X, nhưng tôi có thể hướng dẫn bạn cách làm hoặc đề xuất anh/chị Y hỗ trợ.”

3. Không giao tiếp rõ ràng về khối lượng công việc

Sai lầm

Bạn gánh vác quá nhiều công việc nhưng không thông báo cho quản lý hoặc đội nhóm về tình trạng quá tải. Điều này khiến mọi người không nhận ra bạn đang phải làm việc quá sức và tiếp tục giao thêm nhiệm vụ.

Tại sao điều này là sai lầm?

Không giao tiếp về khối lượng công việc khiến bạn không nhận được sự hỗ trợ cần thiết và có thể bị đánh giá sai về hiệu suất khi không hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn bị căng thẳng, giảm năng suất, và có nguy cơ kiệt sức.

  • Đội nhóm: Thiếu thông tin về tình trạng của bạn khiến đội nhóm không thể điều chỉnh phân bổ công việc.

  • Công ty: Các dự án có thể bị chậm tiến độ do bạn không thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ.

Cách khắc phục

  • Báo cáo tình trạng công việc: Thông báo với quản lý hoặc đội nhóm khi bạn cảm thấy quá tải, ví dụ: “Tôi đang xử lý ba nhiệm vụ ưu tiên. Nếu nhận thêm việc này, tôi có thể cần hỗ trợ hoặc điều chỉnh thời hạn.”

  • Sử dụng công cụ quản lý: Chia sẻ tiến độ công việc qua các công cụ như Trello hoặc Asana để mọi người thấy rõ bạn đang làm gì.

  • Đề xuất giải pháp: Khi báo cáo, hãy đưa ra cách giải quyết, như phân chia lại công việc hoặc kéo dài thời hạn.

  • Họp định kỳ: Đề xuất họp nhóm thường xuyên để thảo luận về tiến độ và khối lượng công việc của mọi người.

Ví dụ

Nếu bạn đang làm việc trên nhiều dự án, hãy gửi email cho quản lý: “Hiện tại tôi đang xử lý dự án A và B, với thời hạn vào tuần tới. Nếu nhận thêm dự án C, tôi có thể cần hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc điều chỉnh lịch trình.”

4. Không phát triển kỹ năng của đồng nghiệp

Sai lầm

Khi gánh vác công việc, bạn thường làm thay đồng nghiệp thay vì hướng dẫn họ cách tự xử lý. Điều này khiến đội nhóm không cải thiện kỹ năng và tiếp tục phụ thuộc vào bạn.

Tại sao điều này là sai lầm?

Làm thay đồng nghiệp không chỉ làm tăng khối lượng công việc của bạn mà còn ngăn cản sự phát triển của đội nhóm. Trong dài hạn, điều này làm giảm hiệu quả chung và khiến bạn không thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn mất thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn và không thể hiện được giá trị chiến lược.

  • Đội nhóm: Đồng nghiệp không phát triển kỹ năng, dẫn đến sự phụ thuộc và giảm hiệu suất tổng thể.

  • Công ty: Đội nhóm thiếu sự linh hoạt và khả năng xử lý công việc độc lập.

Cách khắc phục

  • Hướng dẫn thay vì làm thay: Dành thời gian hướng dẫn đồng nghiệp cách thực hiện nhiệm vụ, cung cấp tài liệu hoặc ví dụ cụ thể.

  • Tổ chức buổi chia sẻ kiến thức: Nếu bạn có kỹ năng mạnh, hãy tổ chức một buổi đào tạo ngắn cho đội nhóm.

  • Khuyến khích tự học: Gợi ý các tài liệu, khóa học, hoặc công cụ để đồng nghiệp tự cải thiện.

  • Phân công nhiệm vụ phù hợp: Đề xuất giao các nhiệm vụ phù hợp với khả năng của đồng nghiệp để họ có cơ hội học hỏi.

Ví dụ

Nếu đồng nghiệp gặp khó khăn trong việc sử dụng Excel, thay vì làm báo cáo thay họ, hãy nói: “Tôi có thể hướng dẫn bạn cách dùng hàm VLOOKUP. Bạn muốn tôi giải thích ngay bây giờ hay gửi tài liệu hướng dẫn?”

5. Bỏ qua sức khỏe tinh thần và thể chất

Sai lầm

Cố gắng gánh vác công việc của đội nhóm thường dẫn đến làm việc quá sức, thức khuya, hoặc bỏ qua thời gian nghỉ ngơi. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.

Tại sao điều này là sai lầm?

Sức khỏe kém khiến bạn giảm năng suất, thiếu tập trung, và dễ mắc sai lầm trong công việc. Trong dài hạn, kiệt sức có thể làm bạn mất động lực và ảnh hưởng đến sự nghiệp.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn có nguy cơ bị căng thẳng, kiệt sức (burnout), hoặc các vấn đề sức khỏe như mất ngủ, đau đầu.

  • Đội nhóm: Hiệu suất của bạn giảm khiến đội nhóm không đạt được kết quả mong muốn.

  • Công ty: Sự kiệt sức của bạn có thể dẫn đến nghỉ việc, làm gián đoạn công việc của đội nhóm.

Cách khắc phục

  • Đặt giới hạn thời gian làm việc: Quy định giờ làm việc cố định và tránh làm thêm giờ quá nhiều.

  • Dành thời gian nghỉ ngơi: Đảm bảo bạn có thời gian thư giãn, tập thể dục, và ngủ đủ giấc.

  • Tìm kiếm hỗ trợ: Nếu cảm thấy căng thẳng, hãy chia sẻ với quản lý hoặc tìm sự hỗ trợ từ chuyên gia tâm lý.

  • Sử dụng kỹ thuật quản lý căng thẳng: Thử các phương pháp như thiền, hít thở sâu, hoặc viết nhật ký để giảm áp lực.

Ví dụ

Nếu bạn phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc của đội nhóm, hãy đặt giới hạn: “Tôi sẽ làm việc đến 8 giờ tối hôm nay, sau đó nghỉ ngơi để đảm bảo sức khỏe. Nếu cần thêm thời gian, tôi sẽ đề xuất phân chia công việc.”

6. Không làm nổi bật đóng góp cá nhân

Sai lầm

Khi gánh vác công việc của đội nhóm, bạn thường không ghi nhận hoặc làm nổi bật đóng góp cá nhân của mình. Điều này khiến quản lý không nhận ra nỗ lực của bạn, dẫn đến việc bạn không được đánh giá xứng đáng.

Tại sao điều này là sai lầm?

Nếu bạn không thể hiện giá trị của mình, quản lý có thể cho rằng công việc là thành quả chung của đội nhóm, làm giảm cơ hội được công nhận hoặc thăng tiến.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn không được công nhận xứng đáng, dẫn đến cảm giác bất công hoặc thiếu động lực.

  • Đội nhóm: Thiếu sự công nhận có thể làm giảm tinh thần làm việc của bạn, ảnh hưởng đến hiệu quả đội nhóm.

  • Công ty: Bạn có thể mất cơ hội thăng tiến, làm giảm động lực đóng góp lâu dài.

Cách khắc phục

  • Ghi nhận thành tựu: Ghi lại các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành, đặc biệt là những nhiệm vụ vượt ngoài trách nhiệm.

  • Báo cáo định kỳ: Gửi email hoặc báo cáo ngắn gọn về đóng góp của bạn, sử dụng số liệu cụ thể nếu có.

  • Sử dụng phương pháp STAR: Khi trình bày, sử dụng cấu trúc STAR (Situation – Tình huống, Task – Nhiệm vụ, Action – Hành động, Result – Kết quả) để làm rõ đóng góp của bạn.

  • Trao đổi với quản lý: Trong các buổi họp 1:1, hãy chia sẻ về những gì bạn đã làm để hỗ trợ đội nhóm.

Ví dụ

Trong báo cáo tuần, bạn có thể viết: “Tôi đã hỗ trợ đội hoàn thành báo cáo khách hàng trước thời hạn bằng cách xử lý phần phân tích dữ liệu, giúp tiết kiệm 2 ngày làm việc.”

7. Thiếu sự phối hợp với đội nhóm

Sai lầm

Khi gánh vác công việc, bạn có thể làm việc một mình mà không phối hợp hoặc trao đổi với đội nhóm. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ, hiểu lầm, hoặc công việc bị trùng lặp.

Tại sao điều này là sai lầm?

Làm việc nhóm yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ. Nếu bạn tự làm mọi thứ mà không giao tiếp, đội nhóm có thể không hiểu rõ tiến độ hoặc mục tiêu, dẫn đến hiệu quả kém.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn mất thời gian làm lại công việc nếu có sai sót do thiếu phối hợp.

  • Đội nhóm: Thiếu sự đồng bộ khiến đội nhóm không đạt được kết quả tốt nhất.

  • Công ty: Dự án có thể bị chậm tiến độ hoặc không đạt chất lượng mong muốn.

Cách khắc phục

  • Cập nhật tiến độ thường xuyên: Chia sẻ tiến độ công việc với đội nhóm qua email, họp, hoặc công cụ quản lý dự án.

  • Hỏi ý kiến đồng nghiệp: Trước khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, hãy hỏi ý kiến để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.

  • Tổ chức họp nhóm: Đề xuất các buổi họp ngắn để thống nhất kế hoạch và phân công công việc.

  • Sử dụng công cụ chung: Áp dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams, hoặc Google Drive để phối hợp hiệu quả.

Ví dụ

Nếu bạn đang làm một phần của dự án nhóm, hãy cập nhật: “Tôi đã hoàn thành phần phân tích dữ liệu. Anh/chị có muốn xem qua trước khi tôi chuyển sang bước tiếp theo không?”

8. Không đặt ra ranh giới rõ ràng với đồng nghiệp

Sai lầm

Bạn không thiết lập ranh giới rõ ràng về những gì bạn có thể hỗ trợ, dẫn đến việc đồng nghiệp liên tục nhờ bạn làm thay công việc của họ. Điều này khiến bạn bị quá tải và mất thời gian cho nhiệm vụ cá nhân.

Tại sao điều này là sai lầm?

Thiếu ranh giới làm bạn trở thành người “gánh team” mặc định, khiến đồng nghiệp ỷ lại và không chịu trách nhiệm với công việc của họ.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn bị kiệt sức và không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

  • Đội nhóm: Đồng nghiệp không phát triển kỹ năng và phụ thuộc vào bạn.

  • Công ty: Hiệu quả đội nhóm giảm do sự phân bổ công việc không công bằng.

Cách khắc phục

  • Đặt ranh giới rõ ràng: Thông báo với đồng nghiệp về những gì bạn có thể và không thể làm, ví dụ: “Tôi có thể hỗ trợ kiểm tra báo cáo, nhưng tôi không thể làm thay phần thiết kế.”

  • Khuyến khích tự lập: Đề xuất đồng nghiệp tự xử lý công việc trước khi nhờ hỗ trợ.

  • Trao đổi với quản lý: Nếu tình trạng này kéo dài, hãy báo cáo với quản lý để điều chỉnh phân công.

  • Giữ thái độ chuyên nghiệp: Từ chối một cách lịch sự để không làm mất lòng đồng nghiệp.

Ví dụ

Nếu đồng nghiệp liên tục nhờ bạn làm báo cáo, hãy nói: “Tôi có thể hướng dẫn bạn cách làm báo cáo này. Bạn muốn tôi giải thích ngay bây giờ hay gửi tài liệu?”

9. Không tận dụng sự hỗ trợ từ quản lý

Sai lầm

Bạn cố gắng tự xử lý tất cả công việc của đội nhóm mà không báo cáo hoặc xin hỗ trợ từ quản lý. Điều này khiến bạn bị quá tải và quản lý không biết bạn đang gặp khó khăn.

Tại sao điều này là sai lầm?

Quản lý có vai trò điều phối và hỗ trợ đội nhóm. Nếu bạn không báo cáo, họ không thể giúp bạn phân chia công việc hoặc giải quyết vấn đề.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn bị căng thẳng và có thể không hoàn thành tốt nhiệm vụ.

  • Đội nhóm: Thiếu sự can thiệp của quản lý khiến đội nhóm hoạt động kém hiệu quả.

  • Công ty: Các dự án có thể bị chậm trễ do thiếu sự điều phối.

Cách khắc phục

  • Báo cáo thường xuyên: Thông báo với quản lý về khối lượng công việc và khó khăn bạn đang gặp.

  • Đề xuất giải pháp: Khi báo cáo, hãy đưa ra gợi ý, như phân chia lại công việc hoặc kéo dài thời hạn.

  • Xin hỗ trợ khi cần: Đừng ngại yêu cầu quản lý can thiệp nếu đội nhóm không phối hợp tốt.

  • Họp 1:1: Sử dụng các buổi họp cá nhân để thảo luận về vai trò của bạn trong đội nhóm.

Ví dụ

Nếu bạn đang gánh quá nhiều việc, hãy nói với quản lý: “Tôi đang hỗ trợ đội nhóm với ba nhiệm vụ lớn. Tôi nghĩ chúng ta có thể phân chia lại công việc để đảm bảo tiến độ, anh/chị thấy sao?”

10. Thiếu sự tự tin trong vai trò lãnh đạo tiềm năng

Sai lầm

Khi gánh vác công việc của đội nhóm, bạn có thể không nhận ra mình đang thể hiện tiềm năng lãnh đạo, nhưng lại không tận dụng cơ hội này để phát triển kỹ năng lãnh đạo hoặc làm nổi bật vai trò của mình.

Tại sao điều này là sai lầm?

Hỗ trợ đội nhóm là cơ hội để bạn thể hiện khả năng tổ chức, điều phối, và lãnh đạo. Nếu bạn không tự tin hoặc không làm nổi bật vai trò này, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội thăng tiến.

Tác động

  • Cá nhân: Bạn không được công nhận là ứng viên tiềm năng cho các vị trí lãnh đạo.

  • Đội nhóm: Thiếu sự dẫn dắt khiến đội nhóm hoạt động kém hiệu quả.

  • Công ty: Công ty có thể bỏ lỡ một nhân viên có tiềm năng lãnh đạo.

Cách khắc phục

  • Thể hiện vai trò lãnh đạo: Tình nguyện dẫn dắt một dự án nhỏ hoặc tổ chức một buổi họp nhóm.

  • Làm nổi bật đóng góp: Báo cáo về cách bạn hỗ trợ đội nhóm đạt được mục tiêu.

  • Học kỹ năng lãnh đạo: Tham gia khóa học hoặc đọc sách về lãnh đạo để nâng cao kỹ năng.

  • Xin phản hồi từ quản lý: Hỏi quản lý về cách bạn có thể phát triển vai trò lãnh đạo trong đội nhóm.

Ví dụ

Nếu bạn đã hỗ trợ đội nhóm hoàn thành một dự án, hãy báo cáo: “Tôi đã phối hợp với đội để hoàn thành dự án trước thời hạn bằng cách phân công nhiệm vụ và hỗ trợ giải quyết vấn đề. Tôi rất muốn nhận thêm trách nhiệm dẫn dắt trong các dự án tương lai.”

Kết luận

Cố gắng gánh vác công việc của đội nhóm là một hành động đáng quý, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể mắc phải 10 sai lầm trên, từ việc nhận hết trách nhiệm, không biết nói “không”, đến bỏ qua sức khỏe hoặc không làm nổi bật đóng góp cá nhân. Để hỗ trợ đội nhóm hiệu quả, hãy học cách phân chia công việc, giao tiếp rõ ràng, đặt ranh giới, và tận dụng cơ hội để phát triển kỹ năng lãnh đạo. Bằng cách này, bạn không chỉ giúp đội nhóm thành công mà còn bảo vệ sức khỏe và xây dựng sự nghiệp bền vững. Chúc bạn thành công trong việc cân bằng giữa hỗ trợ đội nhóm và phát triển bản thân!

Viết một bình luận