Tuyển dụng và quản lý nhân sự cho canteen đòi hỏi sự kết hợp giữa kỹ năng quản lý và hiểu biết về lĩnh vực dịch vụ ăn uống. Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc quản lý canteen, đặc biệt nhấn mạnh vào yếu tố “nhân lực IT ít” để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế:
1. Chức danh:
Quản lý Canteen
2. Báo cáo cho:
Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự (tùy cơ cấu tổ chức)
3. Mục tiêu công việc:
Đảm bảo hoạt động của canteen diễn ra trơn tru, hiệu quả, đáp ứng nhu cầu ăn uống của nhân viên/khách hàng với chất lượng tốt và chi phí hợp lý.
Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên canteen, đảm bảo cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và thân thiện.
Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của canteen trong điều kiện hạn chế về nguồn lực IT.
4. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính:
Quản lý Nhân sự:
Tuyển dụng:
Xác định nhu cầu nhân sự dựa trên kế hoạch hoạt động của canteen.
Đăng tin tuyển dụng (online/offline) phù hợp với ngân sách.
Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng mềm tốt).
Đàm phán lương và các điều khoản làm việc.
Đào tạo và Phát triển:
Đào tạo nhân viên mới về quy trình làm việc, tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, kỹ năng phục vụ khách hàng.
Đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên hiện tại (ví dụ: khóa học nấu ăn, pha chế cơ bản).
Hướng dẫn nhân viên sử dụng các thiết bị, dụng cụ trong canteen một cách an toàn và hiệu quả.
Đặc biệt chú trọng đào tạo kỹ năng giao tiếp, ứng xử với khách hàng, giải quyết khiếu nại.
Quản lý và Đánh giá Hiệu suất:
Phân công công việc hàng ngày cho nhân viên.
Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Đưa ra phản hồi và hướng dẫn kịp thời để cải thiện hiệu suất.
Xây dựng và thực hiện các biện pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Sắp xếp lịch làm việc, đảm bảo đủ nhân lực phục vụ trong giờ cao điểm.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự:
Giải quyết các mâu thuẫn, xung đột giữa các nhân viên.
Xử lý các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên (lương, thưởng, bảo hiểm…).
Quản lý Hoạt động Canteen:
Lên kế hoạch thực đơn:
Xây dựng thực đơn hàng ngày/tuần/tháng đảm bảo dinh dưỡng, đa dạng và phù hợp với khẩu vị của nhân viên/khách hàng.
Nghiên cứu và cập nhật các món ăn mới, xu hướng ẩm thực.
Lấy ý kiến phản hồi từ nhân viên/khách hàng để cải thiện thực đơn.
Quản lý Mua hàng và Cung cấp:
Lập kế hoạch mua hàng dựa trên thực đơn và số lượng người ăn.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa khi nhập kho.
Quản lý kho hàng, đảm bảo lưu trữ đúng quy trình và tránh lãng phí.
Kiểm soát Chi phí:
Theo dõi và kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, điện nước…
Đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí.
Đảm bảo tuân thủ ngân sách được giao.
Đảm bảo Vệ sinh An toàn Thực phẩm:
Kiểm tra và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong quá trình chế biến và phục vụ.
Đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định về vệ sinh cá nhân.
Phối hợp với các cơ quan chức năng để kiểm tra định kỳ.
Quản lý Tài chính:
Theo dõi doanh thu và chi phí hàng ngày.
Lập báo cáo tài chính định kỳ.
Quản lý tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.
Quản lý Cơ sở Vật chất:
Đảm bảo cơ sở vật chất (bàn ghế, dụng cụ, thiết bị bếp…) luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa định kỳ.
Quản lý và sử dụng hiệu quả các thiết bị điện, nước.
Xử lý các vấn đề phát sinh:
Giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
Xử lý các sự cố bất ngờ (mất điện, hỏng hóc thiết bị…).
Báo cáo kịp thời các vấn đề vượt quá thẩm quyền cho cấp trên.
5. Yêu cầu:
Kinh nghiệm:
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý canteen, nhà hàng, hoặc các dịch vụ ăn uống tương tự.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý nhân sự.
Kỹ năng:
Kỹ năng quản lý nhân sự:
Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phân công công việc, giải quyết xung đột.
Kỹ năng giao tiếp:
Khả năng giao tiếp hiệu quả với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
Khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kỹ năng tổ chức:
Khả năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.
Kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm:
Hiểu biết về các quy định và tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản:
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel) để lập báo cáo và quản lý dữ liệu (trong trường hợp cần thiết).
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Phẩm chất:
Trung thực, nhiệt tình, trách nhiệm cao.
Chịu được áp lực công việc.
Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
Có tinh thần học hỏi và cải tiến.
Có khả năng thuyết phục và đàm phán.
Yêu cầu đặc biệt (do hạn chế về IT):
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý thủ công:
Sổ sách, biểu mẫu đơn giản để theo dõi hàng tồn kho, doanh thu, chi phí.
Sẵn sàng học hỏi và sử dụng các ứng dụng di động đơn giản:
Ví dụ: ứng dụng chụp ảnh, ghi chú, hoặc các ứng dụng quản lý bán hàng đơn giản (nếu có).
6. Quyền hạn:
Quyết định về việc tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá nhân viên canteen.
Quyết định về việc lựa chọn nhà cung cấp.
Quyết định về thực đơn và giá cả (trong phạm vi ngân sách được giao).
Đề xuất các cải tiến về quy trình làm việc và cơ sở vật chất.
7. Các mối quan hệ công việc:
Nội bộ:
Giám đốc/Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
Nhân viên canteen.
Các phòng ban khác trong công ty.
Bên ngoài:
Nhà cung cấp.
Các cơ quan chức năng (kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm…).
Lưu ý quan trọng khi nhân lực IT ít:
Ưu tiên các giải pháp đơn giản, dễ sử dụng:
Tránh sử dụng các phần mềm phức tạp đòi hỏi nhiều kiến thức về IT.
Sử dụng các công cụ thủ công:
Sổ sách, biểu mẫu đơn giản để theo dõi các hoạt động của canteen.
Tận dụng các ứng dụng di động:
Ứng dụng chụp ảnh để ghi lại thông tin, ứng dụng ghi chú để quản lý công việc.
Đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ hiện có:
Đảm bảo nhân viên biết cách sử dụng các thiết bị, dụng cụ trong canteen một cách hiệu quả.
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài:
Nếu cần thiết, có thể thuê một chuyên gia IT để hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật.
Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng:
Đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
Điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp:
Bạn cần điều chỉnh mô tả công việc này cho phù hợp với tình hình thực tế của canteen và công ty của bạn. Ví dụ:
Nếu canteen của bạn có quy mô nhỏ, bạn có thể giao cho quản lý canteen nhiều nhiệm vụ hơn.
Nếu canteen của bạn có ngân sách hạn chế, bạn cần tập trung vào việc tiết kiệm chi phí.
Nếu canteen của bạn có nhiều khách hàng, bạn cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ.
Chúc bạn tìm được một quản lý canteen phù hợp!